Dine data. Dit overblik.

Hvem er ansvarlig for dine oplysninger?

VeloLab er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger i KlarLyd. Denne politik gælder, når du besøger siden, opretter en konto, bruger bookingflowet, lejer udstyr eller kontakter os.

Du kan bruge samme kontaktoplysninger til spørgsmål og anmodninger om dine personoplysninger. Oplys gerne dit bookingnummer, men send ikke adgangskoder, kortoplysninger eller CPR-nummer.

Hvilke oplysninger bruger vi?

• Kontakt og konto: Kundetype, navn, e-mail, telefon, adresse, postnummer, by, konto-id og oplysninger om login og e-mailbekræftelse. For erhvervskunder registrerer vi også firmanavn, CVR-nummer og kontaktperson. Adgangskoder håndteres af loginleverandøren og vises ikke for vores administratorer.
• Booking: Valgte pakker og tilvalg, datoer, afhentnings- og afleveringstider, leveringsadresse og relevante adgangsforhold, priser, rabatkode, depositum, bookingnummer og status.
• Udlejning og kundeservice: Korrespondance, praktiske aftaler, modtagers navn, udleverings- og returtjek, udstyrskoder, relevante noter og eventuelle skadesbilleder og anden dokumentation for skader eller en tvist. Vi registrerer også relevante statusændringer og afsendelse af servicemails.
• Teknisk drift: IP-adresse, tidspunkt, browser- og enhedsoplysninger samt fejl- og sikkerhedslogning hos vores driftsleverandører. Browseren gemmer også de funktionsdata, der er beskrevet nedenfor.

Oplysningerne kommer normalt fra dig. Hvis en anden booker eller henter på dine vegne, kan vi modtage kontakt- og modtageroplysninger fra vedkommende. Vi registrerer også oplysninger under den praktiske håndtering af udlejningen. Undlad følsomme oplysninger i fritekstfelter.

Hvorfor må vi behandle oplysningerne?

For at gennemføre kundetrinnet i bookingen skal du oplyse navn, e-mail, telefon, adresse, postnummer og by. Vælger du erhverv, er firmanavn og CVR-nummer også påkrævet. Ved levering til en anden adresse bruger vi den leveringsadresse, du angiver. Oplysningerne bruges til kontakt, aftalen og den praktiske håndtering af udlejningen. Du kan booke og betale uden en kundekonto. Kontooprettelse er valgfri. Uden konto får du adgang til din booking via et personligt link i bookingmailen.

At du har læst privatlivspolitikken er ikke et samtykke til markedsføring. Vi bruger ikke bookingoplysninger til nyhedsbreve eller reklameudsendelser i den nuværende løsning.

Hvem kan få adgang?

Personer med et arbejdsbetinget behov hos KlarLyd får adgang til de oplysninger, de skal bruge. En eventuel leveringsmedarbejder får de nødvendige kontakt-, adresse- og leveringsoplysninger. Revisor, bogholder, rådgivere og offentlige myndigheder kan modtage relevante oplysninger, når opgaven eller lovgivningen kræver det.

Vi bruger Supabase til database, kundelogin og lagring. Supabase behandler oplysninger på vores vegne og benytter underleverandører til drift. Vi bruger Nordicway til afsendelse af booking- og servicemails. Mailleverandøren behandler modtageradresse og mailindhold, mens afsendelsesstatus registreres i vores bookingsystem. Øvrige driftsleverandører behandler de oplysninger, der er nødvendige for at håndtere din henvendelse eller levere hjemmesiden. Vi sælger ikke dine personoplysninger.

Vælger du levering, bruger vi openrouteservice fra HeiGIT til at finde leveringsadressen og beregne kørselsafstand og priszone. Tjenesten modtager leveringsadressen og de nødvendige koordinater, men ikke dit navn, din e-mail, dit telefonnummer eller dine betalingsoplysninger. Tidligere adresse- og ruteberegninger genbruges i op til 30 dage for at begrænse nye opslag.

Supabase er en international leverandør. Behandling og adgang fra lande uden for EU/EØS kan forekomme i forbindelse med leverandørens drift og support. Supabases databehandleraftale indeholder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for relevante overførsler. Se Supabases databehandleraftale. Kontakt os for nærmere oplysninger om de relevante modtagere og overførselsgarantier eller en kopi af garantierne.

Vi sender booking- og servicemails til den e-mailadresse, der er tilknyttet din booking. De understøtter blandt andet bookingbekræftelse, udlevering, returkontrol og opfølgning på skader og depositum. Nødvendige kontomails, eksempelvis e-mailbekræftelse ved oprettelse, håndteres som en del af loginfunktionen. Servicemails vedrører din aftale og er ikke reklamer.

Betaling, gemt betalingskort, kortreservation af depositum og eventuelle tilbagebetalinger håndteres via Stripe. De nødvendige kontakt-, booking- og betalingsoplysninger sendes til Stripe for at gennemføre og dokumentere handlingerne. Du indtaster kortoplysninger hos Stripe; KlarLyd gemmer ikke dit fulde kortnummer eller kortets kontrolkode.

Hvor længe gemmes oplysningerne?

Opbevaring afhænger af formålet; alle oplysninger gemmes ikke lige længe. Når der ikke længere er et sagligt behov eller en lovpligt, skal oplysninger slettes eller anonymiseres.

• Henvendelser og almindelig kontakt: Mens dialogen er aktiv, og derefter kun så længe der er et konkret behov for opfølgning eller dokumentation. En henvendelse uden aftale skal ikke gemmes som et varigt kundearkiv.
• Kundekonto: Mens kontoen bruges til dine bookinger. Du kan bede os lukke den. Oplysninger, der fortsat er nødvendige for en igangværende aftale, bogføring eller en konkret tvist, håndteres særskilt.
• Lejeaftaler, kontrol og krav: Indtil udlejning, depositum og eventuelle klager er afsluttet, samt så længe det er nødvendigt at dokumentere eller håndtere et konkret retskrav under de relevante forældelsesregler.
• Regnskabsmateriale: Som udgangspunkt 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, efter bogføringsloven.
• Tekniske logs og sikkerhedskopier: Efter leverandørernes relevante opbevarings- og rotationsperioder og kun til drift, sikkerhed og gendannelse. En sikkerhedshændelse kan nødvendiggøre længere opbevaring af relevant dokumentation.

Sletning af en konto sletter derfor ikke nødvendigvis en faktura eller dokumentation for et uafsluttet krav. Kontakt os for en konkret oplysning om, hvilke data vi har om dig, formålet og den relevante slettefrist.

Cookies, login og lagring i din browser

Den nuværende hjemmeside bruger ikke annoncecookies, trackingpixels eller analyseværktøjer til besøgsstatistik. Vi anvender lokal lagring til de funktioner, du bruger. Oplysningerne leveres af KlarLyds hjemmeside og loginfunktionen.

Login · lokal lagring

En login-session gemmes under vibelab-auth, så du kan forblive logget ind. Den kan fornyes under brug og fjernes ved logout eller ved sletning af webstedsdata. Du kan miste adgang til kontofunktioner, hvis lagringen blokeres.

Bookingkladde · den aktuelle fane

Pakke, periode, tilvalg, kontaktoplysninger, eventuel leveringsadresse og dit trin i bookingen gemmes i session storage. Kladden kan genoptages i op til 2 timer efter seneste opdatering. Når du starter en ny booking via sidens bookingknapper, nulstilles det tidligere valg. En udløbet kladde genbruges ikke, og fanens lagring fjernes normalt, når fanen lukkes. Kladden er ikke en reservation. Der gemmes ikke adgangskoder eller kortoplysninger i kladden.

Bookinglink uden konto · den aktuelle fane

Åbner du dit personlige bookinglink, gemmes adgangen til denne ene booking i fanens session storage, så du kan opdatere status uden login. Linket og adgangen skal holdes private. Fanens lagring fjernes normalt, når fanen lukkes; du kan åbne linket fra mailen igen.

Adminapp · offlinebesked

Adminområdet kan installeres som app. Her gemmes en enkel offlinebesked i browserens cache. Den gemmer ikke kundesider, bookinger eller svar fra databasen til offlinebrug. Cachen kan ligge, indtil den opdateres eller du fjerner webstedsdata.

Du kan rydde data i browserens indstillinger. Det logger dig ud og kan fjerne dine valg. Hvis vi senere indfører statistik eller markedsføring med lagring eller sporing, der kræver samtykke, skal du kunne vælge det, før det aktiveres.

QR-koder og kamera

QR-koder identificerer en booking eller en udstyrsenhed, så vi kan kontrollere udlevering, retur og service. Selve koden indeholder en reference, ikke navn, adresse eller en adgangskode. Referencen kan kobles til en booking i vores system og skal derfor ikke deles offentligt.

Administratorens QR-scanner bruger kameraet efter browserens tilladelse. QR-koden aflæses på enheden; videobilleder optages ikke eller uploades af scanneren. Den aflæste reference og relevante kontrolhandlinger behandles i bookingsystemet. Scanneren bruger ikke mikrofon eller geografisk placering. Kameraet kan stoppes, og koden kan indtastes manuelt.

Dine rettigheder

Du kan bede om indsigt og en kopi af dine oplysninger og få forkerte oplysninger rettet. Når betingelserne er opfyldt, kan du få oplysninger slettet, behandlingen begrænset eller dine data udleveret i et format, der kan overføres til en anden udbyder.

Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesser med henvisning til din situation. Hvis en behandling bygger på samtykke, kan det trækkes tilbage; det ændrer ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket.

Skriv til hej@klarlyd.dk. Vi kan have brug for at bekræfte din identitet, før vi udleverer data. Vi svarer uden unødig forsinkelse og normalt inden en måned. Hvis reglerne giver mulighed for en forlængelse ved en kompleks anmodning, får du besked og en begrundelse inden den første måned.

Vi foretager ikke automatiske afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig. Pris- og ledighedsberegning bruges til at vise dine valgmuligheder og den samlede pris. Kontakt os, hvis du oplever en fejl eller har spørgsmål til beregningen.

Klage og ændringer

Kontakt os gerne, hvis du er i tvivl om vores behandling af oplysninger. Du har også ret til at klage direkte til Datatilsynet. Se Datatilsynets klagevejledning og oversigten over dine rettigheder.

Vi opdaterer politikken, når behandlingen ændrer sig. Datoen øverst viser den seneste version. Væsentlige ændringer oplyses på en passende måde, og et nyt formål eller et nyt samtykkekrav håndteres, før behandlingen starter.